报销时财务部门编制转账凭证,其借方科目与定额备用金报销时相同,其贷方科目则为“其他应收款”科目。对 于实际支出额小 于预借金额 的应编制现金收款凭证,收回多借 的现金;对 于实际支出大 于预借金额 的,编制现金付款凭证,补给经办人员垫付 的款项。
例：大新公司对行政科采用非定额备用金制度,行政科为购买办公用品预借备用金1600元,预借时,财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证,其会计分录为：
借：其他应收款——备用金(行政科) 1600 贷：库存现金 1600
行政科购买办公用品1520元后凭发票 和验收入库单到财务部门报销,交回多余现金80元,财务部门编制转账凭证一张,其会计分录为：
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借：管理费用 1520 库存现金 80 贷：其他应收款——备用金(行政科) 1600 出纳员收回多借 的未用现金80元。
如果行政科实际购买办公用品1780元,自己垫付了180元,则在报销时除按规定编制转账凭证一张,其会计分录为：
借：管理费用 1780 贷：其他应收款——备用金(行政科) 1600 库存现金 180
出纳员付给行政科现金180元,退还行政科经办人员其垫付 的现金180元。
备用金报销 的处理依企业备用金管理制度 的不同而有所区别。备用金管理制度可以分为定额备用金制度 和非定额备用金制度两种。
所谓定额备用金是指单位对经常使用备用金 的内部各部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等 的实际需要而核定一 个现金数额,并保证其经常保持核定 的数额。实行定额备用金制度,使用定额备用金 的部门或工作人员应按核定 的定额填写借款凭证,一次性领出全部定额现金,用后凭发票等有关凭证报销,出纳员将报销金额补充原定额,从而保证该部门或工作人员经常保持核定 的现金定额。只有等到撤销定额备用金或调换经办人时才全部交回备用金。
实行定额备用金 的单位,其内部各部门或有关工作人员使用备用金购买货物或用 于零星开支后,应将所购买 的货物交由仓库保管员验收入库,凭验收入库单连同发票到财务部门报销,用 于其他开支 的凭发票或其他原始凭证到财务部门报销。有关部门或工作人员报销时,会计人员应编制现金付款凭证。出纳员依据付款凭证将报销 的金额用现金补给报销 的部门或工作人员。这样报销后有关部门或工作人员 于中 的现金又达到了核定 的限额。
例：大新公司维修科使用定额备用金制度,金额为1200元。5月14日用现金购买零配件800元,其备用金只剩下400元,次日到财务科报销,会计编制付款凭证,出纳员补给现金800元,这样维修科 的备用金又达到了 1200元。会计分录是:
借：管理费用 800 贷：库存现金 800
如果5月14日维修科购买零配件实际支付了1400元,由经办人员垫付现金200元,则5月15日报销时,出纳员应付给 的现金就是1400元,维修科备用金在支付给经办人员垫付款200元后又恢复到1200元。
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